Zarządzanie dokumentami i podpisy elektroniczne: Jak zaoszczędzić czas, pieniądze i nerwy
Czasy nowożytne niosą ze sobą nowoczesne rozwiązania. Niezależnie od tego, czy prowadzisz małą firmę, pracujesz w korporacji, czy też prowadzisz przedsiębiorstwo, zarządzanie dokumentami i podpisy elektroniczne mogą znacznie ułatwić Ci życie. Zgubione umowy, niekończące się stosy papierów i oczekiwanie na podpisy współpracowników – to wszystko może odejść do przeszłości. Przyjrzyjmy się, w jaki sposób Sloneek może pomóc Ci usprawnić codzienne działania.
Czym jest zarządzanie dokumentami i dlaczego jest Ci potrzebne?
Zarządzanie dokumentami nie polega wyłącznie na przechowywaniu plików w folderach lub plikach na komputerze. To zaawansowany proces, dzięki któremu wszystkie ważne materiały możesz mieć w jednym miejscu, w sposób przejrzysty i łatwo dostępny.
Zarządzanie dokumentacją w przedsiębiorstwie
Każda firma pracuje z ogromną ilością informacji – fakturami, umowami, raportami i wewnętrznymi wytycznymi. Odpowiednie oprogramowanie do zarządzania dokumentami pozwoli Ci scentralizować wszystkie pliki, zagwarantować bezpieczne przechowywanie danych, w ciągu kilku sekund udostępniać dokumenty współpracownikom, klientom lub partnerom oraz przyspieszyć procesy robocze dzięki łatwemu wyszukiwaniu dokumentów.
Dzięki Sloneek możesz zarządzać wszystkimi dokumentami firmowymi w jednym miejscu, w sposób przejrzysty i bezpieczny. Aby zapewnić bezpieczeństwo Twoich danych, korzystamy z najnowocześniejszej infrastruktury chmurowej AWS (Amazon Web Services), która gwarantuje odporność na wycieki danych i wysoką dostępność usług. Wszystkie pliki przechowujemy w szyfrowanym magazynie i codziennie tworzymy ich kopie zapasowe, aby zapobiec ich utracie lub uszkodzeniu. Zapomnij o zamieszaniu i zagubionych plikach – dzięki naszemu systemowi wszystko będzie uporządkowane, chronione jak w sejfie i zawsze pod ręką.
Czy trzeba wysłać nową dyrektywę? Wystarczy jedno kliknięcie, a dokument dotrze do całej firmy lub tylko do wybranych współpracowników. Przygotowaliśmy prywatne teczki dla pracowników, ponieważ nawet dokumenty służbowe czasami muszą pozostać tajne. A co z potwierdzeniami odczytu? Dzięki tej funkcji nie będziesz już musiał wymówek w rodzaju „tego nie widziałem” – wyraźnie zobaczysz, kto i kiedy otworzył dokument. Ponadto system monitoruje termin ważności Twoich dokumentów, dba o stare umowy i niepotrzebne materiały.
Szablony dokumentów, na których możesz polegać
Zapomnij o ręcznym wypełnianiu tych samych formularzy raz po raz! Twórz szablony często używanych dokumentów z opcją automatycznego wypełniania na podstawie już zarejestrowanych informacji. Można je przygotować łatwo i szybko, dostosować dokładnie do swoich potrzeb i wykorzystać szeroki zakres parametrów. Niezależnie od tego, czy chodzi o umowy, formularze czy dokumenty wewnętrzne, wszystko będzie gotowe w mgnieniu oka — prosto, sprawnie i bez błędów.
Nie wiesz, jak działa zarządzanie dokumentami? Wypróbuj naszą wersję demo, a zarządzanie dokumentami będzie dla Ciebie bezpłatne.
Podpis elektroniczny: Twoja droga do wydajności
We współczesnym cyfrowym świecie nie musisz już tracić czasu na drukowanie, podpisywanie, skanowanie i wysyłanie dokumentów. Elektroniczny podpis online to szybkie, bezpieczne i prawnie wiążące rozwiązanie, które idealnie sprawdza się w każdej nowoczesnej firmie. Do głównych zalet należy zaliczyć oszczędność czasu – podpisanie dokumentu zajmuje zaledwie kilka minut, zamiast kilku dni oczekiwania. Kolejną ważną korzyścią jest obniżenie kosztów, gdyż unikasz wydatków na drukowanie, opłaty pocztowe i wypełnianie dokumentów. Dodatkowo, niezwykle istotne jest zwiększenie bezpieczeństwa, ponieważ kwalifikowane podpisy elektroniczne i rozwiązania zgodne z normą eIDAS chronią dokumenty przed nieautoryzowanymi zmianami i gwarantują ich autentyczność. A jako bonus: mniej papieru, mniej odpadów i lepsza ochrona środowiska. Podpisy elektroniczne to szybki, bezpieczny i przyjazny dla środowiska wybór dla każdej firmy.
Do czego służy podpis elektroniczny?
Podpis elektroniczny to cyfrowa alternatywa dla podpisu odręcznego, która:
- Potwierdza tożsamość osoby podpisującej.
- Gwarantuje, że dokument nie został zmodyfikowany po podpisaniu.
- Jest on w pełni prawnie uznawany w UE dzięki rozporządzeniu eIDAS.
- Jeśli użyjesz podpisu zgodnego z eIDAS , możesz mieć pewność, że Twój podpis spełnia najsurowsze standardy bezpieczeństwa i jest uznawany we wszystkich krajach UE. Podpis zgodny z eIDAS to idealne rozwiązanie dla przedsiębiorstw, którym zależy na wysokim poziomie wiarygodności i pewności prawnej we współpracy międzynarodowej.
Jakie rodzaje podpisów elektronicznych można znaleźć?
Nie wszystkie podpisy elektroniczne są takie same – dzielą się na trzy kategorie w zależności od poziomu bezpieczeństwa i mocy prawnej. Każdy z nich ma swoje specyficzne właściwości i zastosowania.
Prosty podpis elektroniczny
Najbardziej podstawowa opcja: może to być skan Twojego odręcznego podpisu, podpis elektroniczny, a nawet podpis w wiadomości e-mail. Oferuje podstawowy poziom weryfikacji, ale nie należy spodziewać się cudów pod względem ochrony danych lub mocy prawnej. Idealne do codziennej komunikacji, w której ciężar prawny dokumentu nie ma aż tak dużego znaczenia.
Gwarantowany podpis elektroniczny
Zaczynamy grać na wyższym poziomie. Podpis ten jest powiązany z unikalnymi danymi konkretnej osoby i spełnia surowsze standardy bezpieczeństwa. Dzięki eIDAS możesz mieć pewność, że osoba podpisująca jest rzeczywiście tą, za którą się podaje, a dokument nie został zmodyfikowany po podpisaniu. Nadaje się do umów, faktur i ważnych dokumentów, w przypadku których pewność prawna jest kluczowa.
Kwalifikowany podpis elektroniczny
Najwyższy poziom podpisu elektronicznego. Jest on wydawany przez wykwalifikowanego dostawcę i dzięki certyfikacji eIDAS ma taką samą moc prawną jak podpis odręczny. Używa się go w najistotniejszych sprawach – na przykład przy podpisywaniu umów o dużej wartości prawnej lub przy kontaktach z urzędami i instytucjami.
Czy chcesz mieć bezpłatny podpis elektroniczny? Wypróbuj naszą wersję demo.
Jak korzystać z podpisu elektronicznego w aplikacji Sloneek HR?
Korzystanie z podpisu elektronicznego w aplikacji Sloneek HR jest niezwykle proste. Wystarczy przesłać plik lub utworzyć dokument na podstawie szablonu. Następnie określ, czy wymagany jest podpis i wybierz osoby, do których wyślesz dokument. Osoby te otrzymają powiadomienie i będą mogły łatwo podpisać dokument bezpośrednio w aplikacji — za pomocą myszki, touchpada lub palca na telefonie komórkowym. Na koniec automatycznie generowane jest potwierdzenie, dzięki któremu otrzymujesz podpis elektroniczny w pliku PDF.
Zarządzanie dokumentami i podpisy elektroniczne: przełomowe połączenie
Połączenie nowoczesnego zarządzania dokumentacją i podpisów elektronicznych daje niesamowite możliwości. W aplikacji Sloneek otrzymujesz przejrzyste i intuicyjne środowisko, które łączy oba te światy. Umożliwia to organizowanie dokumentów według kategorii, zespołów lub projektów; Podpisuj i udostępniaj dokumenty PDF online, aby mieć do nich dostęp w każdej chwili i z każdego miejsca. Wystarczy połączenie z Internetem.
Transformacja cyfrowa zaczyna się od Ciebie
Świat się zmienia, a przedsiębiorstwa, które dostosowują się do nowoczesnych technologii, zyskują znaczącą przewagę konkurencyjną. Zarządzanie dokumentacją i podpisy elektroniczne to nie tylko trend technologiczny — to narzędzia, które pomogą Ci rozwijać się, oszczędzać i doskonalić w swojej dziedzinie.
Nie czekaj i zacznij już teraz! Odwiedź Sloneek i przekonaj się, jakie to proste. Wypróbuj bezpłatną aplikację do składania podpisów elektronicznych już dziś.
