Nowe wymogi bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe

W listopadzie 2023 r. wprowadzono nowe wymogi bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe. Zmiany te dotyczą w szczególności dostosowania obowiązujących przepisów do aktualnych rozwiązań technologicznych.

17 listopada 2023 r. weszły w życie przepisy nowelizujące rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz. U. Nr 148, poz. 973 z późn. zm.), wdrażające dyrektywę Rady 90/270/EWG z dnia 29 maja 1990 r. w sprawie minimalnych wymagań w dziedzinie bezpieczeństwa i ochrony zdrowia przy pracy z urządzeniami wyposażonymi w monitory ekranowe (piąta dyrektywa szczegółowa w rozumieniu art. 16 ust. 1 dyrektywy 89/391/EWG) (Dz. U. UE. L. z 1990 r. Nr 156, str. 14 z późn. zm.).

Zmiana definicji stanowiska pracy

Nowelizacja rozporządzenia wprowadziła nową definicję stanowiska pracy, które w aktualnym brzmieniu oznacza przestrzeń pracy z:

1. wyposażeniem podstawowym, w tym monitorem ekranowym, klawiaturą, myszą lub innymi urządzeniami wejściowymi, oprogramowaniem z interfejsem dla użytkownika,
2. krzesłem i stołem,
3. opcjonalnym wyposażeniem dodatkowym, w tym stacją dysków, drukarką, skanerem, uchwytem na dokumenty, podnóżkiem.

W związku z tym, pracodawca jest obowiązany organizować stanowiska pracy dla swoich pracowników, w taki sposób, aby spełniały one minimalne wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ergonomii.

Profilaktyczna opieka zdrowotna oraz obowiązek pracodawcy zapewnienia pracownikom zarówno okularów, jak i szkieł kontaktowych

W ramach nowelizacji, rozszerzony został obowiązek pracodawcy zapewnienia pracownikom profilaktycznej opieki zdrowotnej, oraz okularów i szkieł kontaktowych. W poprzednim stanie prawnym, obowiązkiem zapewnienia profilaktycznej opieki zdrowotnej oraz obowiązkiem zapewnienia okularów, byli objęci jedynie pracodawcy zatrudniający pracowników na stanowiskach z monitorami ekranowymi. Po nowelizacji, profilaktyczna opieka zdrowotna obejmuje swoim zakresem ogół pracowników zatrudnionych u danego pracodawcy.

Nowelizacja uzupełniła przepis również o wspomniane szkła kontaktowe, o które zabiegało wielu pracowników, dla których z różnych względów ich stosowania było wygodniejsze niż noszenie okularów. Pracodawca został więc zobowiązany do zapewnienia pracownikowi nie tylko okularów ale również (zamiennie) szkieł kontaktowych, zgodnych z zaleceniem lekarza, jeżeli wyniki badań okulistycznych, przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej – czyli badań wstępnych, okresowych lub kontrolnych, przeprowadzonych zgodnie z art. 229 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1465, dalej „k.p.”), wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego.

Kontrowersyjne szkła kontaktowe

Kwestia obowiązku pracodawcy zapewnienia pracownikowi okularów i szkieł kontaktowych wzbudziła w środowisku pracowniczym wiele kontrowersji, w szczególności na tle wysokości kwot ich refundacji oraz zakupu szkieł kontaktowych zamiast zaleconych przez lekarza okularów.  Ze względu na to, że brzmienie omawianych przepisów jest dosyć ogólne, pracodawca w wewnętrznym akcie prawnym (np. regulaminie, zarządzeniu, decyzji) powinien określić szczegółowe zasady przydziału okularów, w szczególności:

• kwotę refundacji,
• okres używalności okularów lub szkieł kontaktowych,
• ewentualnie termin, w jakim pracownik może się ubiegać o zwrot kosztów zakupionych przez siebie okularów czy szkieł kontaktowych.

Istotne jest jednak, aby dolna granica kwoty refundacji umożliwiała pracownikowi ich zakup. Refundacja szkieł kontaktowych dokonana na zasadach wynikających z przepisów BHP podlega, co istotne, zwolnieniu z opodatkowania i oskładkowania składkami ZUS.

Warto podkreślić, że prawo do refundacji okularów i szkieł kontaktowych przysługuje pracownikowi, który pracuje przy obsłudze monitora ekranowego co najmniej 4 godziny na dobę. Znajduje to uzasadnienie w samym tekście rozporządzenia, na którego potrzeby zdefiniowano pojęcie pracownika, jako każdą osobę zatrudnioną przez pracodawcę, w tym praktykanta i stażystę, użytkującą w czasie pracy monitor ekranowy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy. Biorąc pod uwagę treść art. 129 k.p., należy przyjąć, że powyższa regulacja odnosi się do połowy 8-godzinnego dobowego wymiaru czasu pracy. W omawianej regulacji chodzi więc o faktyczne wykonywanie czynności przy użyciu monitora ekranowego przez co najmniej 4 godziny, a nie wymiar czasu pracy, w jakim pracownik jest zatrudniony.

Wymagania BHP na stanowiskach pracy

Kolejna istotną zmianą wprowadzoną omawianą nowelizacją jest wskazanie minimalnych wymagań BHP oraz ergonomii, jakie powinny spełniać stanowiska pracy wyposażone w monitory ekranowe i tym samym skonkretyzowanie zaleconych w treści rozporządzenia rozwiązań. W załączniku do rozporządzenia wskazano m. in., że:

• wyposażenie stanowiska pracy oraz sposób rozmieszczenia elementów tego wyposażenia nie może powodować podczas pracy nadmiernego obciążenia układu mięśniowo-szkieletowego i (lub) wzroku oraz
• nie może być źródłem zagrożeń dla pracownika.

Natomiast w przypadku stosowania systemów przenośnych przeznaczonych do użytkowania na danym stanowisku pracy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy, stanowisko pracy powinno być wyposażone w:

• stacjonarny monitor ekranowy lub podstawkę zapewniającą ustawienie ekranu tak, aby jego górna krawędź znajdowała się na wysokości oczu pracownika, oraz
• dodatkową klawiaturę i mysz.

Szczególne wymagania jakościowe odnoszą się również do monitorów ekranowych, używanych przez pracowników, klawiatury, stołu i blatu, z którego korzysta pracownik, a także możliwości regulacji krzesła, stanowiącego obowiązkowe wyposażenie stanowiska pracy, oświetlenia oraz oprogramowania, z którego korzysta pracownik.

Dostateczna przestrzeń do pracy

W omawianym załączniku podkreślone zostało również, że stanowisko pracy powinno być tak zaprojektowane, aby pracownik miał zapewnioną dostateczną przestrzeń pracy, pozwalającą na umieszczenie wszystkich elementów obsługiwanych ręcznie w zasięgu kończyn górnych. Powinien mieć on także zapewnioną odpowiednią przestrzeń do umieszczenia nóg pod blatem stołu oraz do przyjęcia wygodnej pozycji i możliwości jej zmiany podczas pracy. Natomiast jeżeli przy pracy istnieje konieczność korzystania z dokumentów, na życzenie pracownika stanowisko pracy należy wyposażyć w uchwyt na dokumenty, posiadający regulację ustawienia wysokości, pochylenia oraz odległości od pracownika. Na życzenie pracownika stanowisko pracy należy również wyposażyć w podnóżek.

Ile czasu ma pracodawca na dostosowanie do znowelizowanych przepisów?

Zgodnie z treścią rozporządzenia, pracodawca powinien dostosować stanowiska pracy wyposażone w monitory ekranowe utworzone przed dniem wejścia w życie rozporządzenia do minimalnych wymagań BHP oraz ergonomii w nim określonych, w terminie 6 miesięcy od dnia wejścia w życie omawianego rozporządzenia. W związku z tym, w zależności od poczynionych, zgodnie z przepisami k.p., ustaleń dotyczących wykonywania przez pracowników pracy zdalnej, pracodawcy powinni odpowiednio zweryfikować także stanowiska pracy zdalnej. Jeżeli analiza wykaże, że nie spełniają one obowiązujących wymagań jakościowych, pracodawca powinien podjąć stosowne działania w celu ich dostosowania do zaleceń wskazanych w omówionych przepisach.